Receptionist Administrative Clerk

The Receptionist Administrative Clerk is primarily responsible for answering and transferring calls, greeting clients, vendors, and visitors in addition to assisting the Office Manager with all additional administrative functions as needed.

Essential Duties and Responsibilities:

• Answering incoming telephone calls determines the purpose of callers, and forwards calls to appropriate personnel or department.
• Ensure common areas such as the kitchen and reception areas are tidy and presentable.
• Regularly stock and maintain kitchen supplies, ensuring they are organized and adequately replenished.
• Oversee general office maintenance.
• Report deficiencies and repairs of appliances equipment.
• Submit office maintenance service requests to building management when needed (i.e., light bulb replacements, leaks).
• Greets visitors, determines the nature of business, announces visitors to appropriate personnel, and escorts them to designated areas as needed.
• Receives, sorts, and routes mail, and maintains and routes publications.
• Assist with expense reports submissions through Concur.
• Assist with setting up office events and coordinate catering arrangements, including placing orders, ensuring timely delivery, and managing food set up and cleanup.
• Order office supplies/keep inventory of stock and restock as needed (subject to purchase approval by Senior Management and/or Office Manager).
• Schedule meetings and reserve conference rooms.
• Assist Human Resources Department as needed.
• Manages multiple projects and other clerical duties as needed.

Education and Experience:

• High school diploma or general education degree (GED) required. Bachelor’s Degree preferred.
• Must have a minimum of two (2) years of previous customer service experience including working with the public.

Skills and Abilities:

• Ability to carry out detailed written or oral instructions.
• Must have knowledge of Microsoft Office products including Word and Excel.
• Attention to detail is imperative and must be able to multi-task.
• Must be initiative-taking.
• Must have strong verbal and written communication skills.
• Must exhibit an elevated level of confidentiality with work products.
• Detail orientated and organized.
• Computer literate. and proficient with Microsoft Office programs (Outlook, Word, and Excel).
• Willing to work additional hours when operational objectives require it.
• Strong analytical and decision-making skills with ability to exercise informed risk taking to make judgment calls.
• Ability to prioritize and to work without close supervision.